Ablauforganisation

Die Regelungen für die Vorgänge und das Zusammenwirken der Beteiligten nennt man Ablauforganisation.

Beispiel:

Einem Mitarbeiter der Abteilung VERKAUF ist das Ziel vorgegeben, eingehende Anfragen von Kunden zu bearbeiten. Seine Überlegung und Entscheidung, wie vorzugehen ist, wird in bestimmte Arbeitsschritte (vgl. Arbeitsanweisungen) umgesetzt. Er erstellt ein Angebot, das dem Kunden übermittelt wird. Das nachfolgende Verhalten des Kunden wird überprüft, ob es z. B. unseren Erwartungen entspricht - usw.

Aufgaben, die sich mehrfach wiederholen und deren Erledigung stets in gleichen oder ähnlichen Schritten erfolgen, sind eher allgemein, also generell regelbar.

Beispiel: Eingangspost registrieren

Solche generell regelbare Tätigkeiten bezeichnet man auch als Sachaufgaben (Sacharbeit). Für deren Erledigung existieren häufig Stellenbeschreibungen (z. B. darin enthaltene Ablaufbeschreibungen wie verbale Arbeitsanweisungen, Ablaufdiagramme oder andere Darstellungsformen).

Vereinfacht umfasst eine Stellenbeschreibung drei Teile:

Erfordert eine Aufgabe eher eine individuelle Entscheidung und Anordnung, kann diese folglich nur fallweise geregelt werden (Managementaufgabe).

Beispiel: Kreditanfrage eines Kunden bearbeiten

Managementaufgaben innerhalb einer Stellenaufgabe lassen sich in bestimmte Schwerpunkte (Funktionen = Managementfunktionen - vgl. obiges Schaubild) gliedern:

  1. Ziele setzen
  2. Planen
  3. Entscheiden
  4. Realisieren
  5. Kontrollieren

Das Zusammenwirken dieser Funktionen erfolgt nach dem Prinzip des Regelkreises ("kybernetischer Regelkreis"). Ein zu regelndes Objekt (z. B. Kundenauftrag) bezeichnet man nach diesem Konzept als "Regelstrecke".

 

Hintergründe ...

Innerhalb jeder Organisation wie z. B. auch der Sapello GmbH sorgen Regelungen für einen geordneten Ablauf.

Die für einen Mitarbeiter vorgesehene Aufgabe (Stellenaufgabe) kann als Managementaufgabe unterschiedliche Qualifikationen voraussetzen. So setzen die Funktionen 'Ziele setzen', 'Planen' und 'Entscheiden' häufig höhere Anforderungen als die Funktionen 'Realisieren' oder 'Kontrollieren'.

Dies für die Arbeit im Lernbüro zu berücksichtigen, ist Aufgabe der 'Didaktischen Analyse'.