Arbeitsanweisungen

Wesentlicher Bestandteil einer Ablauforganisation sind eindeutige und handlungsbestimmende Arbeitsanweisungen. Sie helfen die einzelnen Aufgaben einer Stellenbeschreibung besser zu verstehen und zu bestimmen. Dabei lassen sich besonders gut Tätigkeiten der Sachbearbeiterebene beschreiben, die keinen oder nur geringen Entscheidungsinhalt aufweisen (gebundene Arbeit).
Damit ein Sachbearbeiter nach solchen Arbeitsanweisungen vorgehen kann, müssen diese folgenden Anforderungen genügen:

  • Hervorheben eines Arbeitsanstoßes (Impuls), nach dem eine bestimmte Tätigkeit ausgelöst wird
  • Vollständiger Überblick und schneller Einblick in die auszuführende Tätigkeit durch sinnvolle Unterteilung in Teilschritte (Teilaufgaben)
  • Hinweis auf Speicherung/Ablage bzw. Weiterleitung von Daten und Datenträgern/Unterlagen
  • Hinweis auf Weitergabe der "fertigen Arbeit"
  • Hinweis auf Impulsgebung für andere Mitarbeiter bzw. Abteilungen
Arbeitsanweisungen

 

Beispiel einer verbal formulierten Arbeitsanweisung (PDF-Formular) zu herkömmlicher manueller Tätigkeit. Weitere Beispiele finden Sie im Menüpunkt Unterrichtsbeispiele

Definition

Wie angeführt, lassen sich insbesondere Tätigkeiten generell regeln, die sich wiederholt in gleicher oder ähnlicher Form wiederholen.

Inhalt und Form der Arbeitsanweisungen hängen dabei neben einer möglichen Wichtigkeit auch von demjenigen ab, der die Arbeitsanweisungen ausführen soll (Abstraktionsgrad der Aufgabe bzw. -vermögen der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters).

Erfordert eine Aufgabe Entscheidungen. müssen die auszuführenden Tätigkeitsschritte möglicherweise durch Entscheidungshilfen (z. B. mit einer quantifizierbaren Entscheidungstabelle) unterstützt werden.

Beispiel:

Rabattstaffelung abhängig von der Umsatzgröße