Bürosimulation - Theoretischer Teil
Managementfunktion Planen
Nachdem die Ziele festgelegt sind, setzt das Planen ein. Die in der Zukunft liegenden zielgerichteten Handlungen werden in Gedanken durchgespielt. Neben den vorhandenen Erfahrungswerten muss ständig auf neue Entwicklungen Rücksicht genommen werden, die dazu führen können, dass ein Plan oder sogar das Planungsziel geändert wird.
Der Manager soll das Risiko seiner Entscheidung und die Unsicherheit der zugrunde gelegten Ergebnisse möglichst gering halten. Intuition und Improvisation als Planungsmethode reichen für eine zeitgemäße Führung nicht mehr aus.
Planung unterscheidet sich von der reinen Prognose, die zwar auf Erkenntnissen der gegenwärtigen Situation aufbaut, aber keine Einflussmöglichkeit auf die zukünftige Entwicklung gestattet.
Wichtige Planungsgrundsätze sind:
- Vollständige und genaue Informationen sind zu beschaffen.
- Die Planung darf nicht unterbrochen werden. Sie muss kontinuierlich verlaufen und sich veränderten Bedingungen anpassen.
- Der Planungsaufwand muss in einem angemessenen Verhältnis zur Aussagefähigkeit und Verwendbarkeit des Planes stehen. Die Planung soll wirtschaftlich sein.
Ebenso wie man Ziele festlegt, muss man bei der Durchführung der Planung systematisch und eher langfristig vorgehen.
Der Gesamtplan des Unternehmens lässt sich nach verschiedenen Gesichtspunkten unterteilen:
- Frage nach dem Ziel der Planung, mit welchen Mitteln es erreicht werden soll und welcher Weg dabei zu gehen ist.
- Frage nach dem Zeitraum, für den geplant werden soll – entweder lang-, mittel– oder kurzfristig.
Es erweist sich als vorteilhaft, für die Durchführung der Planung diese beiden Methoden zu kombinieren:
- Strategie-, Rahmen- und Einzelplanung
Für die Strategie- und Teile der Rahmenplanung ist hauptsächlich die Unternehmensleitung zuständig. Der andere Teil der Rahmenplanung und die Einzelplanung bleiben den nachgeordneten Stellen vorbehalten.
Die anfallenden Planungsaufgaben lassen sich nach vier Merkmalen einordnen:
- einfach,
- komplex (= umfassend),
- strategisch,
- taktisch
Als einfach bezeichnet man eine Planungsaufgabe, wenn das Ziel nicht mit anderen Zielen konkurriert, sodass es durch eine oder mehrere bestimmte, leicht zu überschauende Handlungen erreicht werden kann.
Die Lösung komplexer Planungsaufgaben erfordert hingegen die Berücksichtigung vielfältiger Zusammenhänge, die nicht voneinander losgelöst betrachtet werden können. Die daraus abgeleiteten Aktionen sind wechselseitig abzustimmen.
Die strategische Planung erstellt grundsätzliche, langfristige, also sehr ungewisse Soll-Größen, wie sie nur durch die Unternehmensleitung festgelegt werden.
Um diese Soll-Größen zu erreichen, werden Handlungsprogramme entwickelt, die durch ein Bündel von Aktionen schrittweise den Weg zum gesetzten Ziel beschreiben. Dies kennzeichnet die taktische Planungsaufgabe.
Beispiel:
(der Planung eines Arbeitnehmers entnommen)
Ein Arbeitnehmer der Sapello GmbH hat eine Gehaltserhöhung bekommen. Er verdient dadurch so viel, dass er nicht mehr krankenversicherungspflichtig ist.
Der Arbeitnehmer möchte die Aufwendungen für Krankenbehandlung und Arzneimittel möglichst gering halten. Er steht vor der Wahl, sich freiwillig zu versichern oder nicht. Die nachfolgende Wahl des Versicherungsträgers bleibt zunächst unberücksichtigt.
Die Lösungsmöglichkeiten für diese Planungsaufgabe sind leicht zu überschauen. Das Ziel, minimale Aufwendungen für Krankenbehandlung und Arzneimittel, konkurriert nicht mit anderen Zielen.
Erstes Merkmal: einfach
Die Höhe der tatsächlich zukünftig anfallenden Ausgaben für Krankheiten ist jedoch in hohem Maße ungewiss. Soll-Werte sind zum Zeitpunkt der Planung noch nicht vorhanden.
Zweites Merkmal: strategisch
Von den einzelnen Managementfunktionen sind die Funktionen Zielsetzen, Planen und Entscheiden bekanntlich miteinander vermascht. Strategische Planung steht dabei nahe der vorausschauenden Zielsetzung, taktische Planung mehr in der Nachbarschaft der Funktion Entscheiden.
Der Planungsprozess verläuft, grob gesehen, in drei Stufen: Zielplanung, Planung der Maßnahmen und Kontrolle bzw. Korrektur. Auf allen diesen Stufen lassen sich Hilfsmittel einsetzen.
Zielplanung
Was für die Zielsetzung allgemein gilt, ist auch für die Planung von Bedeutung. Die Planungswerte müssen exakt und eindeutig festgelegt werden. Quantitative, also messbare Aussagen, haben vor qualitativen den Vorrang. Sie dürfen zudem nicht zu hoch oder zu niedrig angesetzt werden. Im einen Fall sind sie nicht zu verwirklichen, im anderen lassen sie betrieblich Mögliches ungenutzt.
Eine funktionsfähige und wirksame Planung schließt Planungsziele aus, die sich widersprechen.
Beispiel:
Die Lagerleitung möchte die Lagerkosten senken. Lagerzins und die Ausgaben für Verwaltung stellen Kostengrößen dar. Versucht man den Lagerzins durch eine erhöhte Lagerumschlagshäufigkeit zu senken, können dadurch die Kosten der Lagerverwaltung (z. B. durch mehrfaches Ein- und Auslagern, Transportwege usw.) steigen.
Planung der Maßnahmen
Nachdem in der ersten Stufe des Planungsprozesses also operationale Planungsziele festgelegt wurden, stellt sieh nun die Frage, durch welche Maßnahmen man die Ziele verwirklichen will. Ausgangspunkt ist die gegenwärtige Situation innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Die Situationsanalyse grenzt das Feld der möglichen Maßnahmen ein.
Diejenigen Planungsalternativen, die noch infrage kommen, werden nach verschiedenen Gesichtspunkten bewertet:
- In welchem Maße ist es wahrscheinlich, dass das Ziel mit diesem Plan erreicht wird?
- Welchen Aufwand verursachen die einzelnen Maßnahmen?
- Laufen sie nicht Aktionen aus anderen Plänen oder Bereichen zuwider?
Erst nachdem man sich für den am besten bewerteten Plan entschieden hat, wird die aufwendige bis in die letzte Einzelheit führende Einzelplanung in Angriff genommen.
Abweichungskontrolle und Plankorrektur
Der fertige Plan wird in die Tat umgesetzt. Innerhalb der Realisationsphase ist es erforderlich, die Plandaten ständig mit den tatsächlichen Ergebnissen zu vergleichen. Gehen die Abweichungen über das erträgliche Maß (Toleranz) hinaus, führt dies zu einer Verbesserung der Maßnahmen oder sogar einer Änderung des Planungszieles.
Planungshilfsmittel
Bei den „klassischen Planungsverfahren“ bilden Karteien und Formulare, Statistiken und grafische Darstellungen die Grundlage für Kommunikation und Entscheidung.
Der zunehmende Umfang und die wechselseitige Verflechtung der Probleme machen neue Planungstechniken notwendig. Hier sind die mathematischen Optimierungsmethoden des Operations Research (z. B. Netzplantechnik, lineare Optimierung u. a.) zu nennen, die sich der elektronischen Datenverarbeitung bedienen.
Das Management ist in diesem Bereich auf die Zusammenarbeit von Spezialisten angewiesen. Planung ist ein kooperativer Prozess.