Maßnahmen bei manueller Bürosimulation
Das Lernbüro wird üblicherweise von mehrere Klassen bzw. Kursen aufgesucht. Das für die Lernbüroarbeit (Bürosimulation) notwendige Unterrichtsmaterial sollte für jede Klasse bzw. jeden Kurs in einem gesonderten Schrank im Lernbüro aufbewahrt werden. Ab einem bestimmten Organisationsgrad handelt es sich um die Organisationsunterlagen sämtlicher Abteilungen.
Weitere Organisationsunterlagen liegen im Ermessen der Unterrichtsleitung. Ihre Bedeutung sollte nicht unterschätzt werden. Dazu gehören z. B. Karteiblätter, verschiedene Stempel (Eingang / Kontierung / Bezahlt u. a.) samt Stempelkissen [1], Bürokleingeräte wie Locher, Brieföffner, Hefter, aber evtl. auch Unterschriftsmappen [2]. Auch die Organisation der Ablage (Registratur) sollte für jede Abteilung und die Außenstellen bedacht sein.
Jede Abteilung und jede Schülerin und jeder Schüler setzt nach Unterrichtsbeginn die Arbeit dort fort, wo sie in der Vorstunde verlassen wurde. Anhand verschiedener Kontrollmechanismen ist das Weitere in den Unterlagen gut erkennbar (z. B. Vorgangsliste, Lagerkartei – Spalte „Eingang „noch offen“, „Kurzzeichen“ der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters in weiteren Unterlagen)
Für den ersten Beginn der freien Simulation hat die Unterrichtsleiterin/der Unterrichtsleiter notwendige „Startdaten“ vorbereitet. Hinzu zählen z. B. Eintragungen in Unterlagen, Bestände, Listen usw. (vgl. Hinweise zur Übergangs-/Vorgabesteuerung – vgl. → entsprechenden Menüpunkt). Sie sind in einem Startset jederzeit verfügbar (Achtung: Bestimmte Aktualisierungen in den Vorgangs- und Dokumentdaten sind zu beachten).
Insgesamt weisen die einzelnen Abteilungen etwas unterschiedliche Verwaltungssysteme/Unterlagen aus, die sich an deren Tätigkeiten und Aufgaben ausrichten.
Anmerkung: Hier könnte ein datenbankbasierter Generator nützliche Dienste leisten (eine besondere Empfehlung für Fortgeschrittene). Nach Eingabe einiger „Projektdaten“ wäre er in der Lage, das komplette umfangreiche Startset zu erzeugen.
[1] Moderne Bürosysteme erfordern möglicherweise keine traditionellen Stempel. Lernpsychologisch betrachtet, können sie – richtig verwendet – einen positiven Lerneffekt (Motivation) bewirken.
[2] Eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter ist in vielen Fällen gehalten, der Unterrichtsleitung ihre/seine Arbeit zur Freigabe vorzulegen (vgl. auch „verbale Arbeitsanweisungen“ bzw. Stellenbeschreibung). Diese kann neben der organisatorischen Kontrolle auch zur Beurteilung eines Schülers herangezogen werden.
DV-gestützte Bürosimulation
Fragen der Einbettung in den (manuellen) Organisationsablauf
Hier sollten zu einem möglichst frühen Zeitpunkt ordnende Vorgaben erfolgen. Dies kann neben allgemeinen schulbezogenen eine Richtlinie sein wie
- Arbeitsordnung im Lernbüro (z. B. Festlegungen zum Datenschutz, Umgang mit der Einrichtung, der installierten Programme, Einhalten der Arbeitsaufträge – einschließlich Rückmeldungen – und Festlegungen aus den Stellenbeschreibungen)
- Primäre Stamm- und Bewegungsdaten (z. B. Schuljahr/Klasse bzw. Kurs/Abteilung in Bürosimulation, Aufgabenbereich, Verantwortliche(r) usw.)
- Beispiel eines 20-stelligen Zuordnungsschlüssels (Vorschlag):
- 2021/BFW21AX/03/300/ES1X/
- mit folgender Bedeutung je Stelle:
- 1 – 4 Kalenderjahr
- 5 – 11 Klassenkennzeichnung
- 12 – 13 Nr. der Abteilung im Simulationsbüro (Simulationsfirma und sog. Außenstellen)
- 14 – 16 Vorgangs-Nummer, ggf. identisch mit den zu verwaltenden Vorgangstabellen (vgl. verbale Arbeitsanweisungen)
- 17 – 20 Kürzel für Mitarbeiterin/Mitarbeiter
- X noch verfügbare Stelle Schrägstrich „/“ als Trennzeichen nicht eingerechnet
- Diese Struktur könnte wie eine Rahmenorganisation verstanden werden.
- Sekundäre Organisationselemente (z. B. Name und Funktionsstruktur der betreffenden Aufgabenlösung)
- Vergleichbar mit einem DV-Lasten- bzw. Pflichtenheft werden die notwendigen Aufgaben, Datenstrukturen, Algorithmen und weiteren Angaben von der Unterrichtsleitung festgelegt. Gleiches kann aber auch als Beitrag eines Teams bzw. auch Einzelnen entgegengenommen werden (vgl. auch Lernerfolgskontrolle und Leistungsbeurteilung)
- Beispiel:
- Mit der Frage nach dem „WAS“ wird beschrieben, was organisatorisch geplant ist (insgesamt und abteilungsbezogen) und welche Erwartungen man an diese Teillösung hat (z. B. die bisherige manuelle in eine DV-gestützte Errechnung der Meldebestände des Lagers samt wesentlicher Kennzahlen). In einem späteren Schritt könnten weitere Teile der Lagerverwaltung folgen – z. B. Lagerstatistik. Die Liste der Lagerzugänge und -abgänge der Artikel sollte auch anderen Abteilungen (z. B. Verkauf) zu deren Verfügung gestellt werden. Einzelne „funktionelle Anforderungen“ sind …
- Eine solche Beschreibung eines Lastenheftes wird in der Regel dem Schüler durch die Unterrichtsleitung vorgegeben. Auch Ergebnisse einer Teamsitzung oder Konferenz könnten einfließen. Grundsätzliche Gliederungspunkte eines Lastenheftes.
- Einführung (Ziele)
- IST-Zustand
- SOLL-Konzept
- Schnittstellen
- Funktionale Anforderungen
- Risiko-Akzeptanz
Es kann ratsam sein, eine solche eher fachwissenschaftlich anmutende Gliederung didaktisch sowie methodisch zu reduzieren. Neben merkmalsärmeren Kriterien sollte die grundsätzlichen Überlegungen (Elementarstrukturen) jedoch gewahrt bleiben.
Abteilungsaufgaben
Ergänzend zum manuellen Organisationsablauf werden so nach Bedarf DV-Lösungen verfügbar. Solche wichtigen bzw. sinnvollen Lösungen von Teilabläufen sind durch die Unterrichtsverwaltung zu akzeptieren und zu sichern. Schüler erstellen neue Lösungen als lehrerbegleitetes Projekt innerhalb der Abteilung (besondere Ablaufsteuerung). Es erscheint wichtig, ordnende Vorgaben zur Verfügung zu stellen, um eine allgemeinere Verwendung sinnvoll zu ermöglichen (z. B. Beschreibung der Ein- und Ausgabedaten). Durch Schülerinnen und Schüler erstellte Lösungen gehören urheberrechtlich der Schule.
Wichtig:
Wie bei den zusätzlichen Aufgaben aus der „Besonderen Ablaufsteuerung“ hat auch hier aus naheliegenden Gründen der „normale“ Geschäftsablauf gegenüber diesen „Erweiterungsaufgaben“ absoluten Vorrang.
Anwendungsbeispiele
- Anfertigen von Tabellen und Listen am Beispiel „Tabelle VERSANDAUFTRÄGE“ in Abteilung VERKAUF
(Tabellenkalkulation)
- Entwurf eines allgemein verwendbaren Formulars für BESTELLUNGEN durch Abteilung EINKAUF
(Textverarbeitung)
Hier steht nicht die umfassende Formularerstellung im Vordergrund. Es geht vielmehr um den für das in der Abteilung zu erledigende „Geschäft“, z. B. den Grundtext für eine BESTELLUNG beim zuständigen Lieferer.
Formulierungsbeispiel:
Betreff/Bezugsangabe: Bestellung Nr. 22….
Sehr geehrte Damen und Herren,
unser Lager hat uns einen Bedarf an … gemeldet.
Hiermit möchten wir folgende Artikel bestellen, Lieferung sofort:
…
Wir bitten um umgehende Bestätigung.
- Kalkulation von Verkaufspreisen in der Abteilung VERKAUF
(Tabellenkalkulation)
Vorgabe des grundsätzlichen Aufbaus.
Das Schema ist soweit abzuändern, dass es dem EVA-Prinzip genügt:
- Eingabe-Daten (EinstPreis, HKZ, GZ, Kundenskonto und Kundenrabatt)
- Verarbeitungsschema
- Ausgabe-Daten (Verkaufspreis)
Punkt zwei wird auf einer gesonderten Seite des Tabellenkalkulationsprogrammes dargestellt, so dass nur die Punkte 1. und 3. auf einer Seite stehen.
- Lagerverwaltung, Meldebestand
(Tabellenkalkulation)
Vorgabe z. B. der Lagerdaten (12 x EB + 1 AB), des Wareneinsatzes, Lager- und Geschäftskosten aus der G+V-Rechnung, des Prozentaufschlags für den Gewinn.
Mithilfe einer Tabellenkalkulation sind die entsprechenden Auswertungen zu erstellen (vgl. auch „Besondere Ablaufsteuerung, Abteilung Lager/Versand)